A cópia autenticada garante que o documento que esteja sendo apresentado pelo cliente fora extraído de um documento original. Esse é outro serviço bem comum executado na serventia, solicitado pelo cliente quando ele deseja ter uma cópia com o mesmo valor do documento original.
O cartório pode autenticar todos os documentos desde que estes sejam apresentados em suas vias originais. Porém algumas situações atípicas podem acontecer, veja como a cópia é feita nas seguintes situações.
Documentos extraídos da internet:
Se o original puder ser conferido pelo cartório, é permitida a autenticação de cópia impressa de documento extraído da internet.
Materialização e desmaterialização de documento:
A materialização de documento eletrônico em documento físico poderá ser realizada no cartório, desde que o documento eletrônico tenha sido assinado por certificado digital válido, ou que seja possível conferir a autenticidade do arquivo eletrônico apresentado, seja por meio da verificação da assinatura digital nele gravada ou com a utilização de outro meio idôneo de conferência.
O arquivo de dados oriundo do processo de desmaterialização, por meio do qual um documento apresentado em meio físico será transformado em arquivo de dados em meio eletrônico, seja por fotografia ou imagem digitalizada, deverá ser gravado com assinatura digital pelo tabelião ou por seu preposto autorizado.
A cada página do documento materializado ou desmaterializado corresponderá uma autenticação.
Documentos assinados com certificado digital:
Para autenticação de cópia impressa, extraída de documento assinado com uso de certificação digital, o tabelião procederá à prévia conferência da validade da referida assinatura. Tal verificação deverá ser mencionada no corpo do ato.
Microfilmes:
O tabelião, observados os requisitos legais, poderá autenticar microfilmes de documentos ou cópias ampliadas de imagem microfilmada.
Ainda que este seja um serviço bem simples, ele é feito com muita atenção e segue uma rigorosa lista de itens de segurança, veja abaixo o que é feito antes de uma cópia ser autenticada.
- O cartório verificará eventuais imperfeições no documento, e caso essas imperfeições não comprometam o conteúdo e nem a verificação de autenticidade do documento, a cópia será feita normalmente, porém com ressalvas das imperfeições contidas;
- O cartório não fará cópia autenticada de documento não original, nem de outra cópia autenticada. Para proceder a cópia autenticada, o documento original deverá ser apresentado;
- Quando houver mais de uma reprodução na mesma face da folha, a cada uma corresponderá a uma autenticação. Salvo em casos de cópia de documento de identificação em que ambas as faces sejam reproduzidas na mesma folha, nesse caso, será realizado apenas uma autenticação;
- Sempre que possível, a autenticação será feita no anverso do documento.